Experteninterview: Erfolgreiche Floristen in Bayern – Kalkulationstipps mit Andreas Sudek

In unserem heutigen Blogbeitrag haben wir ein spannendes Interview mit Andreas Sudek, einem zertifizierten Business-Trainer und Persönlichkeits-Coach, von Sudek Concept. Gemeinsam haben wir uns mit dem Thema Kalkulation in der Floristik auseinandergesetzt. In unserem Gespräch teilt Herr Sudek wertvolle Tipps für Floristen und beleuchtet häufige Fehler sowie wichtige Aspekte, die bei der Kalkulation berücksichtigt werden sollten. Dieser Beitrag richtet sich an Gründungsinteressierte in der Floristik und bietet unseren Mitgliedern neue, praxisnahe Einblicke.

Das Wichtigste aus einen Blick:

Die Bedeutung der richtigen Kalkulation

Eine präzise Kalkulation ist das Rückgrat eines jeden erfolgreichen Floristikbetriebs. Andreas Sudek betont, dass viele Floristen oft die tatsächlichen Kosten ihrer Produkte und Dienstleistungen unterschätzen.

Die häufigsten Fehler bei der Warenkalkulation im floristischen Bereich

1. Unvollständige Kostenaufstellung: Viele Floristen erfassen nicht alle anfallenden Kosten, was zu unrealistischen Preisgestaltungen führt.

2. Unterschätzung des Zeitaufwands: Der Aufwand für die Erstellung von Arrangements und den Kundenservice wird oft nicht vollständig in die Kalkulation einbezogen.

3. Fehlende Kontrolle der Warenverluste: Durch eine nicht vorhandene Warenverlustliste wird zu viel Material in die Werkstücke eingebunden, was die tatsächlichen Kosten des Straußes höher macht als den Verkaufspreis.

Auswirkungen fehlerhafter Warenkalkulationen

Fehlerhafte Kalkulationen können dazu führen, dass die Rentabilität nicht ausreichend ist.

Angesichts gestiegener Waren-, Personal- und Allgemeinkosten bleibt häufig nicht genug Gewinn für den Unternehmer übrig.

Spezifische Faktoren für die Floristikbranche

1. Produktverarbeitung: Floristen produzieren aus Materialien Werkstücke, was in die Kalkulation einfließen muss.

2. Unterschiedliche Mehrwertsteuersätze: Neben Schnittblumen und Pflanzen (7% Umsatzsteuer) gibt es auch 19-prozentige Artikel, was die Kalkulation erheblich beeinflusst.

Methoden und Tools für genaue Warenkalkulation

1. Berechnung des Selbstkostenpreises: Einkaufspreis, Lieferkosten, Personalkosten und Allgemeinkosten werden zusammengeführt.

2. Regelmäßige Überprüfung: Mindestens vier- bis sechsmal jährlich sollten Kalkulationen überprüft und angepasst werden, um steigenden Kosten gerecht zu werden.

Berücksichtigung saisonaler Schwankungen und Trends

Die Kalkulation sollte dauerhaft, aber mindestens vier- bis sechsmal jährlich kontrolliert werden. Saisonplanung erfolgt anhand von Vorjahreswerten und Erfahrungswerten. Tools wie das Budgetplanungstool der Sudek-Concept GmbH helfen dabei, Umsätze und Einkaufssummen genau zu planen.

Rolle der Kosten bei der Warenkalkulation

Materialkosten, Arbeitskosten und Overhead-Kosten sind die Grundlage der Kalkulation. Viele arbeiten nach Gefühl, ohne Vorkalkulation oder Kontrollkalkulation, was zu ungenauen Ergebnissen führt.

Best Practices zur Sicherstellung aktueller und genauer Kalkulationen

1. Aktuelle kalkulatorische Werte: Regelmäßige Berechnung und Überprüfung der Werte.

2. Einkaufsbudget planen: Nutzung von Tabellenkalkulationen wie Excel für die Preisberechnung.

3. Kontrollinstrumente: Täglicher Umsatz und Einkauf sollten in einem Controlling-Blatt gegenübergestellt werden.

Risiken und deren Vermeidung

Fehlende Kontrollinstrumente führen zu ungenügendem Rohertrag und Gewinn. Einführung von Kontrollmechanismen und regelmäßige Kalkulationen können diese Risiken minimieren.

Effizienz und Genauigkeit verbessern

1. Floristisches Konzept mit vorproduzierten Werkstücken: Diese sollten gut durchkalkuliert sein.

2. Taschenrechner nutzen: Dieser sollte zum Standardwerkzeug gehören.

3. Kollegiale Kontrolle: Regelmäßige Überprüfungen durch Kollegen helfen, Fehlberechnungen zu vermeiden.

4. 
   

Tipps zur wettbewerbsfähigen und rentablen Kalkulation

1. BWA und Summen- und Saldenliste prüfen: Überprüfen Sie den kalkulatorischen Faktor und Wareneinsatzprozentsatz.

2. Einkaufsplanung nach Budgetplan: Richtige Mengen zur richtigen Zeit einkaufen.

3. Kontrollieren und anpassen: Sicherstellen, dass alle Materialien in den Werkstücken auch berechnet werden.

Weitere Details und praktische Tipps erhalten Sie Online-Seminar „Mit kaufmännischem Know-How zum unternehmerischen Erfolg!“ im Juni und September 2024. Bleiben Sie dran für weitere wertvolle Einblicke!

Erfahren Sie mehr und profitieren Sie von unserem Experteninterview!

Unterhalb finden Sie das vollständige Interview mit Andreas Sudek, in dem wir noch tiefer in die Themen Kalkulation und Betriebsführung eintauchen.

Andreas Sudek

FDF LV Bayern: Welche sind die häufigsten Fehler, die bei der Warenkalkulation gemacht werden, insbesondere im floristischen Bereich?

Andreas Sudek: Der kalkulatorische Wert wird nicht genau bestimmt. Wenn er richtig kalkuliert wurde und der Endpreis feststeht, ist die höchste Fehlerquote die Nichtberechnung der Ware im fertigen Werkstück. Die kleinere Fehlerquelle sind Warenverluste. Diese könnte ganz einfach durch eine Warenverlust Liste kontrolliert werden. Praktisch heißt das, wenn Floristen mehr Ware auf dem Tisch legen, als sie für das vorhandene Werkstück benötigen, wird deutlich zu viel Ware in die Sträuße gebunden. Dies hat zur Folge das zwar der kalkulatorische Wert richtig berechnet wurde, aber der Straußwert nicht dem Verkaufswert entspricht. Also 30€ Strauß in Wirklichkeit einen Wert von 39 bis 45€ hat. Diese Differenz sind die nicht sichtbaren Verluste. Sie führen dazu, dass das Umsatzziel nicht erreicht wird. Wird der kalkulatorische Faktor fällt zum Teil bis auf den Faktor 2,0 zurück. Diese Kalkulation ist nicht ausreichend für ein positives Betriebsergebnis.

FDF LV Bayern: Welche Auswirkungen können fehlerhafte Warenkalkulationen auf die Rentabilität und das langfristige Geschäftswachstum eines Blumenfachgeschäfts haben?

Andreas Sudek: Da die Warenkosten, die Personalkosten und die Allgemeinkosten deutlich gestiegen sind, wird bereits in der Rentabilität nicht genügend Betriebsergebnis ausweisbar sein. Dies hat zur Folge das nicht genügend Gewinn für die Unternehmer übrig bleibt und das Unternehmen über kurz oder lang sich verschulden wird.

FDF LV Bayern: Welche spezifischen Faktoren sollten Floristen bei der Kalkulation ihrer Waren berücksichtigen, die sich von anderen Branchen unterscheiden?

Andreas Sudek: Der größte Unterschied unserer Branche zu anderen Einzelhandelsbranchen ist die Produktverarbeitung. Das heißt wir kalkulieren nicht nur einen Warenpreis, sondern produzieren aus unseren Materialien Werkstücke. In diesen Werkstücken muss der Lohn der Mitarbeiter direkt eingerechnet werden, dies erfolgt durch einen höheren kalkulatorischen Grundwert. Da wir aber nicht nur Schnittblumen und Pflanzen verkaufen mit einem 7% Umsatzsteuer Anteil, sondern auch 19-prozentige Artikel unterscheidet sich die Kalkulation erheblich.

FDF LV Bayern: Welche Methoden oder Tools können Floristen verwenden, um eine genaue Warenkalkulation durchzuführen und Fehler zu minimieren?

Andreas Sudek: Zuerst sollte sich jedes Unternehmen die eigenen kalkulatorischen Werte errechnen. Das soll heißen man berechnet den Einkaufspreis und die zusätzlichen Kosten die Lieferung, Maut und ähnliches auf den Einkaufspreis, anschließend die bei der Verarbeitung entstandenen Personalkosten plus die Allgemeinkosten und er hält den Selbstkostenpreis. Auf den Selbstkostenpreis wird jetzt die Handlungskosten pauschale kalkuliert und der benötigte Gewinn. Daraus ergibt sich der zu erwirtschaftende Nettoumsatz, jetzt wird nur noch der Mehrwertsteuersatz hinzu multipliziert und wir haben den rechnerischen Verkaufspreis. Diese Berechnung sollte regelmäßig im Betrieb durchgeführt werden, damit bei steigenden Kosten die Preise dauerhaft angepasst werden können. Aus meiner Beratungserfahrung wird dieses Verfahren kaum durchgeführt, man verlässt sich lieber auf allgemeine, in der Branche übliche veraltete kalkulatorische Werte. Diese sind seit Jahren überholt und tragen zu keinen Deckungsbeiträgen bei.

FDF LV Bayern: Wie kann man saisonale Schwankungen und Trends in der Blumenbranche in die Warenkalkulation einbeziehen, um genaue Prognosen zu erstellen?

Andreas Sudek: Wie oben genannt sollte die Kalkulation des Betriebes dauerhaft aber mindestens 4 bis 6 mal im Jahr kontrolliert werden. Die Saisonplanung sollte aus den Vorjahres und Erfahrungswerten erfolgen, um bedingte Schwankungen auszugleichen. In den von uns betreuten Betrieben, wird das Budgetplanungstool der Sudeck-Concept GmbH eingesetzt. Es gibt zielgenau Umsätze und berechnete Einkaufssummen aus dem eigenen Betrieb vor. Alles auf Basis von Berechnungen. Das ist möglich und bringt den Unternehmen 5-6 stellige Betriebsergebnisse, ohne viel Aufwand.

FDF LV Bayern: Welche Rolle spielen Materialkosten, Arbeitskosten und Overhead-Kosten bei der Warenkalkulation in einem Blumenfachgeschäft?

Andreas Sudek: Diese Kosten dienen zur Grundlage der Ermittlung der Kalkulationswerte in den unterschiedlichen Warengruppen. Hier wird leider sehr viel nach Gefühl gearbeitet und weder eine Vorkalkulation noch eine Kontrollkalkulation durchgeführt.

Es sollte eine rollierende Jahresplanung erstellt werden, damit deutlich wird, wann das Eingreifen in das operative Geschäft notwendig ist. Das Team muss schneller erfahren, ob Ihr Arbeiten den notwendigen Umsatz erreicht und ob aus der Fertigung genügend Ertrag übrig bleibt.

FDF LV Bayern: Welche Best Practices können Floristen befolgen, um sicherzustellen, dass ihre Warenkalkulationen aktuell und genau sind?

Andreas Sudek: Erstens für die einzelnen Warengruppen aktuelle kalkulatorische Werte aufstellen und berechnen. Hierzu eignet sich am besten eine Tabellenkalkulation in Klammern wie Excel.  Zweitens sollte man sich ein Einkaufsbudget für den Einkauf erstellen und dies am besten mit einer Tabellenkalkulation vom Einkaufspreis zum Verkaufspreis mit kalkulatorischen Faktoren hinterlegen. Mit dieser Kalkulation er halten die Mitarbeiter sofort einen Verkaufspreis und die Fehlerquelle, dass kein Preis für das Produkt vorhanden ist, entfällt. An jedem Arbeitsplatz sollte ein Taschenrechner für die Werkstückproduktion bereitliegen und vor allem genutzt werden. Für größere aufwändige Werkstücke ein vorgefertigtes Kalkulationsblatt das zur genauen Berechnung des Werkstückes dient. Zur Kontrolle sollte der tägliche Umsatz und Einkauf in einem Controlling Blatt gegenübergestellt werden, damit erkennbar wird, dass der geplante Warneinsatz erreicht wird.

FDF LV Bayern: Welche Risiken bestehen, wenn die Warenkalkulation nicht korrekt durchgeführt wird, und wie können diese vermieden werden?

Andreas Sudek: Die oben genannten Kontrollinstrumente sollten eingeführt werden, wenn nicht, besteht das Risiko, das nicht genügend Rohertrag und somit letztendlich auch zu wenig Gewinn vor Steuern erzielt wird. Ansonsten wird nicht genügend Überdeckung in der Liquidität des Unternehmens erwirtschaftet.

FDF LV Bayern: Welche Möglichkeiten gibt es, um die Effizienz und Genauigkeit der Warenkalkulation im täglichen Betrieb eines Blumenfachgeschäfts zu verbessern?

Andreas Sudek: In der Praxis für die Kollegen bedeutet mehr Effizienz ein floristisches Konzept mit vor- produzierten Werkstücken, die gut durchkalkuliert werden mehr Effizienz. Der Taschenrechner sollte zum Handwerkszeug gehören wie das Messer und die Schere. Gegenseitige Kontrolle im Kollegium helfen zudem Fehlberechnungen zu erkennen und Fehler zu vermeiden.

FDF LV Bayern: Welche Tipps können Sie Floristen geben, um sicherzustellen, dass ihre Warenkalkulationen sowohl wettbewerbsfähig als auch rentabel sind?

Andreas Sudek: Schauen Sie zuerst in Ihre BWA und in Ihre Summen und Saldenliste, hier finden Sie wie hoch ihr realer kalkulatorischer Faktor ist. Dies erkennen Sie durch die Prozentzahl im Wareneinsatz, liegt sie über 40% stimmt der kalkulatorische Faktor nicht und es bleibt nicht genügend Gewinn vor Steuern übrig. Wenn dies der Fall sein sollte, wird dringendes Handeln notwendig. Wie bereits genannt sollten operative Maßnahmen zur Verbesserung der Kalkulation eingesetzt werden, dann sollten die Produkt-, Liefer- und weitere Kosten überprüft werden. Stimmt der kalkulatorische Faktor, sollte kontrolliert werden, ob sämtliche Ware in den Werkstücken auch berechnet wird. (größte Fehlerquelle) Dann ob die richtigen Mengen, zur richtigen Zeit eingekauft werden. Handeln Sie nach Budgetplan und führen Sie eine Einkaufsplanung mit Einkaufssumme zum Umsatzplan ein. Das schwierigste wird jedoch sein, diese neuen Methoden beizubehalten. Mehr dazu in unserem Online-Seminar „Mit kaufmännischem Know-How zum unternehmerischen Erfolg!“ im Juni und September 2024.

Wir bedanken uns herzlich bei Herrn Sudek, für dieses Interview!

Fazit: Erfolg durch Wissen und Präzision

Dieses Interview mit Andreas Sudek zeigt, wie wichtig fundiertes Wissen und präzise Kalkulation für den Erfolg in der Floristikbranche sind. Ob Sie gerade erst ein Floristikgeschäft gründen möchten oder bereits erfolgreich tätig sind – die Tipps und Einsichten von Andreas können Ihnen helfen, Ihre Betriebsführung zu optimieren und Ihre Kalkulation zu verbessern.

Bleiben Sie dran für weitere interessante Beiträge und Tipps vom FDF LV Bayern, Ihrem Fachverband und Informationsquelle für erfolgreiche Floristikbetriebe.